Über den Menüpunkt "Nutzer" gelangen Sie zur Liste aller Nutzer*innen, die im KIWI Portal hinterlegt sind. Alle Personen, die Türen öffnen oder verwalten, müssen zu dieser Liste hinzugefügt werden.
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In diesem Beitrag werden folgende Themen behandelt: |
Anleitungs-Video: Nutzer*innen im Portal anlegen
Nutzertypen und Nutzer hinzufügen
Beim Hinzufügen von Nutzern gibt es mehrere Einstellungsmöglichkeiten, die abhängig vom Nutzertyp sind. Der Nutzertyp gibt an, in welchem Verhältnis der Nutzer zu den Türen oder Räumlichkeiten, die mit KIWI ausgestattet sind, steht. Zur Auswahl stehen Mitarbeiter, Bewohner und Dienstleister. Aus dem jeweiligen Typ ergibt sich der Funktionsumfang.
Nutzertypen
- Mitarbeiter: Hier besteht die Möglichkeit, zusätzlich einen Portal-Zugang zu gewähren. Wenn dies geschieht, kann sich der Nutzer mit seinen Login-Daten auch im KIWI Portal anmelden.
- Bewohner: Diesem Nutzertyp können Sie lediglich Zugriff auf die KIWI App geben und er kann einen KIWI Transponder verwenden. Zudem wird der Bewohner über Vergabe oder Entzug einer Zutrittsberechtigung per E-Mail informiert.
- Dienstleister: Diesem Nutzertyp können Sie lediglich Zugriff auf die KIWI App geben und er kann einen KIWI Transponder verwenden.
- Wohnungseigentümer: Ein Bewohner einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG). Dieser Nutzertyp hat als Teil der WEG auch Zugriff auf das KIWI Portal. Dieser Nutzertyp ist nur für WEG-Verwalter relevant.
Portal-Zugang
Dieses Auswahlfeld erscheint nur bei dem Nutzertyp Mitarbeiter und ist optional. Der Portal-Zugang ermöglicht dem Nutzer sich im Portal anzumelden und Verwaltungsaufgaben zu übernehmen.
| Um sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden alle Funktionen des Portals optimal nutzen können, ist es notwendig, Manager-Rechte für sämtliche zu verwaltenden Türen zu gewähren. Nur mit Manager-Rechten ist es möglich, neuen Nutzern wie Bewohnern Zugriffsrechte zuzuweisen. |
So werden Manager-Rechte vergeben:
Nutzer -> Nutzer anklicken -> Zutrittsberechtigung vergeben -> Art der Berechtigung -> Manager -> Türen auswählen--> Zutrittsberechtigung erstellen
Portal-Zugang nachträglich hinzufügen oder entziehen
Wenn bereits ein Mitarbeiterkonto besteht und nachträglich Zugriff gewährt oder entzogen werden soll, kann der Administrator unter "Einstellungen" einen Zugang erteilen oder entziehen. Dazu bewegen Sie den Schieberegler und bestätigen mit Ihrem Passwort. Graue Felder zeigen an, dass der Nutzer keinen Zugang zum Portal hat.
Wenn der Nutzer nicht in der Liste aufgeführt ist, hat das Konto keine Berechtigung für einen Portal-Zugriff.
Online-Nutzer: Konto mit hinterlegter E-Mail-Adresse
Wenn bekannt, empfehlen wir bei der Erstellung des Nutzerkontos die E-Mail-Adresse zu hinterlegen. Beim Erstellen des Nutzers können Sie entscheiden, ob ein Einladungslink direkt an diese E-Mail-Adresse gesendet wird oder ob sie dies erst später tun möchten. Der Link ist für 14 Tage gültig.
Offline-Nutzer ohne E-Mail-Adresse
Wenn keine E-Mail-Adresse bekannt ist, können Sie das entsprechende Feld beim Anlegen des Nutzers leer lassen. Bitte beachten Sie: Ein Offline-Nutzer kann sich nicht selbst verwalten und benötigt zum Öffnen der Türen zwingend einen KIWI-Transponder. Der Transponder muss von einem Portal-Nutzer hinterlegt werden. Ohne eine E-Mail-Adresse kann der Nutzer selbst keine Transponder registrieren und die KIWI App nicht sofort verwenden.
Mieter Anlegen Workflow
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Aus organisatorischen Gründen kann es sinnvoll sein, Mieter zunächst als Offline-Nutzer anzulegen. Sie können auch nach Anlegen eines Offline-Nutzers eine E-Mail-Adresse hinzufügen. Wenn ein Mieter die KIWI App nutzen möchte, können Sie diesen nachträglich über den "Einladen"-Button auf der Türdetailseite im Portal entweder per E-Mail oder durch Anzeigen/Versenden eines QR-Codes einladen. Alternativ können sich Mieter weiterhin mittels Kundennummer und Transponder-PIN für die KIWI App registrieren. Dazu müssen Sie Mieter*innen den aktivierten Transponder sowie die KIWI-Kundennummer übergeben. |
Transponder für Nutzer registrieren/ sperren
Transponder sind nutzerbezogen und haben nach der Verknüpfung mit einem Nutzerkonto automatisch, welche dem Nutzer zugewiesen wurden. Wie Zutrittsrechte erteilt werden, erfahren Sie in dem Kapitel Zutrittsberechtigungen.
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Transponder-Registrierung Online-Nutzer
Als Portal-Administrator oder -Manager können Sie die aktiven und gesperrten Transponder ID eines jeden Nutzer einsehen, sofern der Nutzer aktiv von Ihrer Organisation verwaltet wird.
Es ist jedoch nicht möglich, für jeden Nutzer Transponder zu verwalten. App-Nutzer übernehmen die Verwaltung der Transponder selbständig. Sie erkennen einen App- oder Online-Nutzer an der hinterlegten E-Mail-Adresse und dem Etikett "Online-Nutzer" . Die Registrierung des KIWI Transponders erfolgt demnach von den jeweiligen Nutzern über die KIWI App. Eine ausführliche Anleitung der Transponder-Registrierung über die App finden Sie im Beitrag: Bedienungsanleitung App.
Eine Ausnahme besteht nur bei organisationsinternen Nutzern. Sprich, es ist möglich für Kolleg*innen, die über einen Zugang zum KIWI Portal verfügen und somit Ihrer Organisation angehören, Transponder zu aktivieren.
Transponder Registrierung Offline-Nutzer
Für die Verwaltung der Transponder von Offline-Nutzern, also Konten ohne hinterlegte E-Mail-Adresse, steht Ihnen das Portal zur Verfügung. Um einen Transponder zu aktivieren, benötigen Sie die Transponder ID, die sich auf der Rückseite des Transponders befindet. Um die ID nicht manuell eingeben zu müssen, haben Sie die Möglichkeit, den QR-Code auf der Transponder-Rückseite zu scannen.
Die Pin wird erst ab der zweiten Registrierung benötigt. Daher ist es wichtig, die Pin sorgfältig aufzubewahren.
Transponder sperren
Eine Sperrung kann beispielsweise bei Verlust des Transponders erforderlich sein. Es gelten die gleichen Regeln wie bei der Aktivierung. Ein Online-Nutzer sperrt den Transponder eigenständig über die App. Bei einem Offline-Konto erfolgt die Sperrung über das KIWI Portal.
Löschen von Nutzer*innen
Durch die Verwendung der Schaltfläche "Löschen" können Nutzer aus dem System entfernt werden. Für Nutzer, die mehr als 8 Zugangsberechtigungen haben, müssen zunächst die Berechtigungen gelöscht werden, bevor der Nutzer aus dem System entfernt werden kann. Dafür rufen Sie die Detailseite des Nutzers auf und wählen alle Zutrittsberechtigungen aus (Klick ins obere Kästchen der Zutrittsberechtigung-Liste). Anschließend klicken Sie "Zutrittsberechtigungen löschen".
| Sobald ein Nutzer gelöscht wird, werden auch automatisch die von ihm an Dritte vergebenen Zutrittsberechtigungen gelöscht. |
Löschen von Nutzer*innen mit Portalzugriff
Da durch das Löschen eines Nutzers auch die Berechtigungen gelöscht werden, die dieser vergeben hat, ist bei Portalnutzern Vorsicht geboten. Wenn Zutrittsrechte vergeben wurden, die erhalten bleiben sollen, halten Sie bitte Rücksprache mit unserem Service-Team.
Nutzern mit Portal-Zugriff muss vor dem Löschen der Zugriff auf das Portal entzogen werden. Nur der Portal-Eigentümer kann einen Portal-Zugang entziehen.
Um einen Nutzer mit Portal-Zugriff zu entfernen, gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Loggen Sie sich als Portal-Eigentümer in das KIWI Portal ein.
- Im Portal oben rechts auf "Einstellungen" --> "Einstellungen" --> zur Liste "Portal-Zugang". Alle Nutzer, bei denen der Schieberegler nach rechts geschoben ist, haben einen Zugriff zum Portal.
- Schieberegler verschieben und mit Passwort bestätigen.