Im KIWI Portal haben Sie die vollständige Kontrolle über das Senden und Verwalten von Einladung zur KIWI App bzw. zum KIWI Portal.
Sie können bei der Erstellung eines Nutzers nun wählen, ob dieser sofort oder später eine Einladung zur KIWI App (alle Nutzertypen) oder KIWI Portal (nur Mitarbeiter) erhalten soll. Um beim Anlegen eines neuen Nutzers sofort eine Einladung zu versenden, müssen Sie zwingend eine E-Mail-Adresse angeben.
Haben Sie sich entschieden, zunächst keine Einladung auszusprechen, gehen Sie wie folgt vor, um für einen bestehenden Nutzer nachträglich eine Einladung auszulösen:
Suchen Sie auf der Seite "Benutzerdetails" im Portal die neue Dropdown-Schaltfläche „Einladen“. Dort finden Sie folgende Optionen:
| Aktion | Wann Sie diese verwenden | Wie es funktioniert |
|---|---|---|
| Einladung senden | Um den ersten Aktivierungslink an einen Benutzer zu senden, der noch nicht eingeladen wurde. | Wenn dem System eine E-Mail bekannt ist: Die Einladung wird sofort gesendet. Wenn keine E-Mail bekannt ist: Sie werden aufgefordert, zuerst die E-Mail-Adresse des Benutzers einzugeben. |
| Einladung erneuern | Wenn der Benutzer die ursprüngliche E-Mail verloren hat oder der Aktivierungslink (14 Tage gültig) abgelaufen ist. | Sendet eine neue Einladung an die aktuell bekannte E-Mail-Adresse des Benutzers. |
| Einladung widerrufen | Wenn die Einladung an die falsche Adresse gesendet wurde oder der Benutzer nicht mehr zur Nutzung der KIWI App/KIWI Portal eingeladen werden soll. | Annulliert die Einladung sofort. Der Benutzer kann sich nicht für die KIWI App/Portal registrieren, bis eine neue Einladung gesendet wird. |
Keine E-Mail-Adresse bekannt? Einfach Einladen mit QR-Codes und Magic Links
Für das persönliche Onboarding können Sie eine Einladung erstellen, ohne die E-Mail-Adresse des Eingeladenen kennen zu müssen:
- Navigieren Sie zur Seite „Benutzerdetails“.
- Wählen Sie die Option „QR-Code generieren“ (im Menu der Schaltfläche „Einladen“).
- Das Portal zeigt einen KIWI-gebrandeten QR-Code an. Sie können alternativ über die Schaltfläche "In die Zwischenablage kopieren" den QR-Code als Bild oder den Aktivierungslink in Ihre Zwischenablage kopieren. So lässt er sich beispielsweise über ein Chat-Programm (WhatsApp) teilen oder in eine Briefvorlage einfügen.
- Der Benutzer kann diesen QR-Code bzw. den Aktivierungslink (Magic Link) mit seinem Mobiltelefon scannen bzw. öffnen, um die Kontoaktivierung in der App abzuschließen.
Bearbeiten von Benutzer-E-Mail-Adressen
Die Möglichkeit, die E-Mail-Adresse eines Benutzers zu bearbeiten, ist vom Senden der Einladung getrennt. Dies gibt Ihnen mehr Flexibilität.
Wann Sie bearbeiten können
Sie können die E-Mail-Adresse eines Benutzers nur ändern, wenn:
- Das E-Mail-Feld aktuell leer ist ODER
- Die bestehende E-Mail-Adresse vom Endbenutzer bei Abschluss der Migration noch nicht bestätigt wurde.
Entscheidung nach der Bearbeitung
Wenn Sie das E-Mail-Feld bearbeiten und speichern, entscheiden Sie, wie Sie fortfahren möchten:
- Option 1: Einladungsemail jetzt senden. (Empfohlen) Das System speichert die neue E-Mail und sendet sofort den Einladungs-Link.
- Option 2: Einladungsemail später senden oder stattdessen QR-Code nutzen (siehe oben). Das System speichert die neue E-Mail-Adresse, es wird jedoch keine Einladung gesendet. Sie müssen später die Dropdown-Schaltfläche „Einladen“ (siehe Abschnitt 2) verwenden, um die Person einzuladen.
WICHTIG: Sie können einem Benutzer keine E-Mail-Adresse zuweisen, die bereits von einem anderen aktiven Konto im System verwendet wird. Wenn Sie dies versuchen, zeigt das Portal eine Fehlermeldung an und die Änderung wird nicht gespeichert.