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In diesem Beitrag werden folgende Themen behandelt: |
Was ist das KIWI Zugangsprotokoll?
Die Funktion Zugangsprotokoll (Access History) protokolliert erfolgreiche Öffnungen Ihrer KIWI Schlösser (jedoch keine fehlgeschlagenen Öffnungsversuche) und bietet so im KIWI Portal auf der Türdetailseite einen nachvollziehbaren Datensatz darüber, wer eine Tür wann geöffnet hat.
Wenn die Funktion aktiviert ist, zeichnet das System folgende Informationen auf:
- Der Zeitpunkt des Öffnungsversuchs.
- Der Benutzer, der die Öffnung initiiert hat.
- Die Öffnungsmethode (z. B. App oder Transponder).
- Die Genauigkeit der aufgezeichneten Zeit (relevant für KIWI Blue Schlösser).
Funktionsweise nach Produktlinie KIWI Classic und KIWI Blue
Die Funktionsweise unterscheidet sich zwischen den Produktlinien KIWI Classic und KIWI Blue:
Bei KIWI Classic wird das Zugangsprotokoll pro Tür aktiviert und zeichnet erfolgreiche Öffnungen aller Nutzer der Tür auf, die eine gültige Zutrittsberechtigung für die Tür besitzen. Die Funktion ist nur für Classic Smart Locks verfügbar (siehe II. Konfiguration und Nutzung des Zugangsprotokoll (KIWI Classic und Blue).
Bei KIWI Blue wird das Zugangsprotokoll pro Berechtigung aktiviert und zeichnet nur erfolgreiche Öffnungen von Nutzern auf, bei deren Zugangsberechtigung die Protokollierung aktiviert ist. Somit können Sie bei Bedarf nur bestimmte Personen protokollieren, indem Sie ausschließlich an diese Nutzer Zugangsberechtigungen mit aktivierter Protokollierung vergeben. Bei Vergabe einer Zugangsberechtigung müssen Sie die Protokollierung explizit einschalten. Standardmäßig ist die Protokollierung ausgeschaltet.
I. Voraussetzungen zur Nutzung des Zugangsprotokolls
Es handelt sich beim Zugangsprotokoll um eine Zusatzfunktion. Wenn Sie das Zugangsprotokoll nutzen möchten, aber es noch nicht im KIWI Portal sehen, wenden Sie sich bitte an Ihren Vertriebskontakt oder an service@kiwi.ki
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Aktivierung für die Organisation anfragen:
- Die Funktion „Zugangsprotokoll“ muss zunächst für Ihre gesamte Organisation durch das KIWI Service-Team freigeschaltet werden.
- Kontaktieren Sie uns bitte unter service@kiwi.ki, und fordern Sie die initiale Aktivierung der Funktion „Zugangsprotokoll“ für Ihre Organisation an.
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Rechtliche Rahmenbedingungen klären:
- Ihre Nutzer werden in der KIWI App automatisch benachrichtigt, sofern Öffnungen protokolliert werden.
- Alle Nutzer Ihres digitalen Schließsystems, deren Öffnungen Sie protokollieren möchten, müssen der Protokollierung explizit zustimmen. Als Administrator Ihres KIWI-Systems sind Sie laut Datenschutzgrundverordnung für das Einholen der Zustimmung verantwortlich.
- Die aufgezeichneten Daten werden standardmäßig für 90 Tage gespeichert. Ältere Einträge werden automatisch gelöscht.
- Hinweis: Die Aufbewahrungsdauer kann auf Anfrage an das KIWI Service Team für Ihre Organisation angepasst werden.
II. Konfiguration und Nutzung des Zugangsprotokoll (KIWI Classic und Blue)
Nach der Freischaltung durch das KIWI Service Team wird die Funktion auf der Türdetailseite im KIWI Portal sichtbar und konfigurierbar. Nachfolgend einer Übersicht der Produktlinien und Gerätetypen, die das Zugangsprotokoll unterstützen.
| Produktlinie | Gerätetyp | Konfigurationsmöglichkeit für Portal-Nutzer | Wichtiger Hinweis |
|---|---|---|---|
| KIWI Classic | Safe | Ja. Die Funktion kann jederzeit aktiviert/deaktiviert werden. |
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| KIWI Classic | Klinke, Knauf | Das KIWI Service Team kann die Funktion für Sie aktivieren. |
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| KIWI Classic | Smart Entry | Access History nicht verfügbar | |
| KIWI Blue | Klinke, Knauf, Safe, Smart entry |
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Bei Deaktivierung der Access History an einer Tür wird die Aufzeichnung gestoppt, aber die historischen Daten bleiben erhalten.
KIWI Blue-Schlösser sind so gestaltet, dass sie keine direkte Verbindung zum Internet haben (Offline-Fähigkeit). Hier bringen die Nutzer des Schlosses die Konfiguration über ihr Smartphone mit. Daher kann es eine Verzögerung geben zwischen dem Ein- bzw. Ausschalten des Zugangsprotokolls im Portal und der tatsächlichen Aufnahme bzw. dem Stopp der Datenerhebung. Spätestens beim nächsten Öffnungsversuch des Schlosses mit der KIWI App wird die neue Konfiguration jedoch übertragen.
1. Konfiguration auf Türebene
Anleitung
- Navigieren Sie im KIWI Portal zur Detailseite der entsprechenden Tür/des Schlosses.
- Gehen Sie unten auf der Seite zum Reiter „Zugangsprotokoll“.
- Verwenden Sie den Schalter, um die Datenerfassung zu aktivieren oder zu deaktivieren.
- Sobald eine erste Öffnung protokolliert wurde, sehen Sie eine Tabelle mit dem entsprechenden Protokoll.
2. Konfiguration auf Berechtigungsebene (NUR KIWI Blue)
Für KIWI Blue Schlösser können Sie zusätzlich pro Berechtigung festlegen, ob die Öffnungen des Benutzers protokolliert werden sollen. Das ist praktisch, um nur die Öffnungen bestimmter Nutzer aufzuzeichnen, beispielsweise an einer Haustür, die sowohl von Dienstleistern als auch von Mietern geöffnet wird.
Anleitung: Neue Berechtigung mit Protokollierung der Öffnungen erstellen
- Öffnen Sie den Dialog „Zutrittsberechtigung hinzufügen“ (entweder über die Türdetailseite, die Nutzerdetailseite oder durch Mehrfachauswahl auf der Tür- oder Nutzerübersicht.)
- Wählen Sie die Türen und Nutzer aus.
- Gehen Sie zum Abschnitt „Zugangsprotokoll“ mit dem Schalter „Öffnungen protokollieren“.
- Stellen Sie den Schalter auf EIN, um die Protokollierung aller Öffnungen für diese Berechtigung zu aktivieren (nur möglich, wenn das Zugangsprotokoll auf Türebene aktiviert ist).
- Speichern Sie die neue Berechtigung.
Anleitung: Protokollierung der Öffnungen bei einer bestehenden Berechtigung einschalten
- Öffnen Sie den Dialog „Berechtigung bearbeiten“ für die gewünschte Berechtigung.
- Gehen Sie zum Abschnitt „Zugangsprotokoll“ mit dem Schalter „Öffnungen protokollieren“.
- Ändern Sie den Schalter auf den gewünschten Status (EIN/AUS).
- Speichern Sie die Berechtigung.
Wichtige Hinweise (KIWI Blue):
- Werden die Öffnungen mit einer Ihrer eigenen Zutrittsberechtigungen protokolliert, können Sie nur Berechtigungen vergeben, bei denen die Protokollierung ebenfalls aktiviert ist. Ist dies der Fall, wird eine Fehlermeldung angezeigt und alle betroffenen Türen sind rot markiert. Sie können dann entweder die Protokollierung für alle Türen einschalten (durch Speichern des Schalters auf EIN in der Erstellung/Bearbeitung) oder die betroffenen Türen aus Ihrer Auswahl entfernen.
- Hat ein Nutzer zum Zeitpunkt der Öffnung mehrere gültige Zutrittsberechtigungen und ist für mindestens eine davon die Protokollierung eingeschaltet, so wird die Öffnung protokolliert.
III. Zugangsprotokoll einsehen (KIWI Classic und Blue)
Alle Portal-Nutzer können das vollständige Zugangsprotokoll einsehen, sobald die Funktion auf Türebene aktiviert ist.
Anleitung:
- Navigieren Sie im KIWI Portal zur Detailseite der entsprechenden Tür/des Schlosses.
- Klicken Sie auf den Reiter oder Abschnitt „Zugangsprotokoll“.
- Die Liste der aufgezeichneten Ereignisse wird angezeigt, einschließlich:
- Zeitstempel
- Genauigkeit des Zeitstempels (nur Blue)
- Benutzer (Vorname, Nachname und Kundennummer/E-Mail-Adresse)
- Öffnungsmethode (App oder Transponder)
Wichtiger Hinweis (KIWI Blue): Offline-Öffnungen, bspw. mit dem KIWI Transponder: Sollten Sie eine Tür mit Ihrem Transponder öffnen oder es im Umkreis der Tür keine Internetabdeckung geben (bspw. Parkgarage im UG), speichert das Schloss die Öffnung zunächst lokal. Die Daten werden an das System übermittelt, sobald das Schloss das nächste Mal mit der KIWI App geöffnet wird und das Smartphone wieder über eine Internetverbindung verfügt. D.h. auch bei KIWI Blue Schlössern, die an Orten ohne Internetabdeckung installiert sind, gehen keine Einträge verloren, aber unter Umständen können Einträge zeitverzögert im Zugangsprotokoll erscheinen. Im KIWI Portal wird Ihnen oberhalb der Tabelle mit den Einträgen des Zugangsprotokolls angezeigt, wann das letzte Mal Daten vom Schloss empfangen wurden.