Wenn ein Nutzer erstellt wurde, ist ein wesentlicher Schritt erforderlich, um Türen öffnen zu können: die Erstellung von Zutrittsberechtigungen.
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Dieser Beitrag enthält die folgenden Abschnitte: |
Hinzufügen von Zutrittsberechtigungen
Bei dem Hinzufügen von Zutrittsberechtigungen gibt es mehrere Einstellungsmöglichkeiten. Ausgehend von der Nutzerdetailseite oder von der Türendetailseite können Sie Zutrittsrechte vergeben. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche "Zutrittsberechtigung hinzufügen".
Zutrittsberechtigungen hinzufügen über die Türdetailseite:
Zutrittsberechtigung hinzufügen über die Nutzerdetailseite:
Nutzer wählen
Im ersten Feld wählen Sie die Nutzer aus, die Zugriff auf die Türen bekommen sollen. Hierbei ist eine Mehrfachauswahl möglich. Wenn Sie die Zutrittsberechtigung über die Nutzerseite aufrufen, ist der Nutzer bereits angegeben. Wenn Sie die Zutrittsvergabe über die Ansicht „Türen“ aufrufen, ist dieses Feld noch nicht ausgefüllt.
Art der Berechtigung festlegen
Die Art der Berechtigung gibt an, welche Aktionen der Nutzer für die jeweilige Tür ausführen darf. Die Arten sind hierarchisch aufgebaut und haben jeweils unterschiedliche Einsatzzwecke. Es stehen dabei folgende Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:
- Gast
- Gastgeber
- Manager
- Administrator
Der Administrator wird von KIWI bei der Erstinstallation eingerichtet und hat volle Kontrolle über alle zugewiesenen Türen. Die Rolle gibt es nur einmal im Portal und sie kann aus Sicherheitsgründen nicht gelöscht werden.
| Funktion / Berechtigung | Gast | Gastgeber | Manager | Administrator |
|---|---|---|---|---|
| Berechtigungsstufe | Geringste Berechtigung | Mittel | Hoch |
Höchste Berechtigung |
| Zutritt über App / Transponder | ✔️ | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Fernöffnung über App oder Portal (Classic-Türen) | ✔️ | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Gäste einladen (über App) | ❌ | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Gastgeberrechte vergeben | ❌ | ❌ | ✔️ (im Portal) | ✔️(im Portal) |
| Managerrechte vergeben | ❌ | ❌ | ❌ | ✔️(im Portal) |
| Installation / Deinstallation von Blue Produkten über App | ❌ | ❌ | ✔️ | ✔️ |
| Anlegen von neuen Blue-Türen über das Portal | ❌ | ❌ | ✔️ | ✔️ |
| Mieterübergabe und Rückgabe | ❌ | ❌ | ❌ | ✔️ |
| Batteriewechsel für KIWI Knauf einleiten | ✔️ | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
Auswahl der Art der Berechtigung:
Türen auswählen
Wenn Sie die Zutrittsberechtigung über die Ansicht „Türen“ aufrufen, ist dieses Feld bereits ausgefüllt. Alternativ wählen Sie alle nötigen Türen aus, nutzen Sie die Filteroptionen bei der Auswahl. Eine Mehrfachauswahl ist möglich. Türen, zu denen Sie nicht die notwendige Berechtigung haben, erscheinen rot. Löschen Sie die Auswahl der besagten Türen oder wählen Sie eine andere Berechtigungsart.
Für einige Türen fehlt dem Nutzer die Berechtigung eine Gastgeber-Berechtigung zu vergeben:
Sobald Sie mindestens einen Nutzer, eine Tür sowie die Art der Berechtigung ausgewählt haben, können Sie Ihre Eingabe durch „Zutrittsberechtigung erstellen“ bestätigen. Die ausgewählten Nutzer sehen die Tür anschließend in der KIWI App und, sofern sie hierfür freigeschaltet sind, auch in der Türliste im KIWI Portal. Das Nutzersegment „Bewohner“ erhält zusätzlich eine E-Mail, die über die neue Berechtigung informiert.
| Wenn Sie eine große Anzahl von Zutrittsrechten auf einmal vergeben, kann es einige Minuten dauern, bis das System diese erstellt hat. Unten rechts auf dem Bildschirm sehen Sie eine Fortschrittsanzeige. In der Zwischenzeit können Sie das Portal weiter nutzen. |
Gültigkeit und Status von Zutrittsberechtigungen
Es ist möglich, den Gültigkeitszeitraum einer Zutrittsberechtigung einzuschränken. Darunter fallen Optionen wie ein bestimmtes Start- oder Enddatum der Berechtigung oder ein zyklischer Zutritt, der nur an bestimmten Wochentagen oder zu bestimmten Uhrzeiten gilt.
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Folgende Gültigkeitsbeschränkungen stehen zur Verfügung
- Zeitraum festlegen: Wählen Sie ein Startdatum sowie Uhrzeit in der Zukunft und/ oder ein Enddatum
- Wochentage festlegen: Definieren Sie, an welchen Wochentagen Ihre Nutzer, die Türen öffnen können
- Tageszeit festlegen: Definieren Sie, zu welchen Tageszeiten der Nutzer die Tür öffnen kann. Das kann besonders in Kombination mit einer Begrenzung der Wochentage sinnvoll sein, z.B. Mo - Fr von 6:00 - 20:00.
Möglichkeiten eine Berechtigung zeitlich zu beschränken
Es können alle Gültigkeitsbeschränkungen genutzt werden, wie im oberen Beispiel oder nur 1 oder 2 oder keine. Durch einen Klick auf den Schieberegler wird dieser grau und die Auswahl verliert ihre Gültigkeit. Alternativ können Sie oben rechts neben "Gültigkeit" auf "Gültigkeit zurücksetzen" klicken.
| Außerhalb des freigegebenen Zeitraums können Nutzer die Tür weiterhin in Ihrer Türen-Liste der App sehen, jedoch ist die Öffnen-Funktion ausgegraut und die Tür ist als „inaktiv“ markiert. |
Status
Zutrittsberechtigungen im KIWI-System haben einen zeitlichen Status, den Sie in der Listenansicht in der Spalte “Status” nachvollziehen können. Hier erkennen Sie, ob die Zutrittsberechtigung zum aktuellen Zeitpunkt aktiv ist, es in Zukunft sein wird oder bereits ihr Enddatum erreicht hat.
Folgende Status-Meldungen gibt es:
- Aktiv
- Ausstehend (Beginn liegt in der Zukunft)
- Abgelaufen
- Inaktiv für diesen Wochentag/diese Tageszeit
Sync Score (relevant bei Blue Schlössern)
Da die KIWI Blue Produkte nicht jederzeit live mit der Infrastruktur kommunizieren, unterstützt der Sync Score Sie als Portalmitglied mit einer einfachen Farbskala, den Überblick über den Zustand Ihrer KIWI Schlösser zu behalten. Für jede vergebene Berechtigung wird im KIWI Portal ein entsprechender Wert angezeigt. Der Sync Score ist im KIWI Portal als Spalte in der Liste der Zutrittsberechtigungen sichtbar.
Übersicht über die Werte der Sync Score mit Handlungsempfehlungen:
Bei Türen, die mit KIWI Classic ausgestattet sind, bleibt der Score jedoch immer dunkelgrün, da die Aktualisierungen von Berechtigungen in Echtzeit über die KIWI Gateways an die Schlösser übertragen werden. An Türen, die mit KIWI Blue Schlössern ausgestattet sind, ändert sich der Score für alle Berechtigungen in Abhängigkeit davon, ob nach einer Änderung ein*e Nutzer*in die Tür geöffnet hat. Beim Entzug von Zutrittsberechtigungen an einem KIWI Blue Schloss lässt sich so einfach entscheiden, ob Sie eine*n Mitarbeiter*in zum Update an die entsprechende Tür schicken möchten oder warten, bis ein berechtigter Nutzer die Tür öffnet und dabei das Schloss auf den neusten Stand bringt.
Zutrittsberechtigung bearbeiten
Auf der Nutzerdetailseite finden Sie eine Liste mit allen bisher erhaltenen Zutrittsberechtigungen des Nutzers. Auf der Türdetailseite finden Sie alle Zutrittsberechtigungen verschiedener Nutzer zu dieser Tür. Um alle Zutrittsberechtigungen einsehen zu können, benötigen Sie selbst ein Admin- oder Manager-Recht für die Tür, sonst kann die Einsicht begrenzt sein.
Klicken Sie in der Übersichtsliste der Zutrittsberechtigungen auf „Bearbeiten“, um die vorhandene Zutrittsberechtigung anzupassen. Um eine bestehende Begrenzung aufzuheben, klicken Sie auf „Gültigkeit zurücksetzten“. Sie haben auch die Möglichkeit, die Begrenzungen anzupassen, indem Sie beispielsweise neue Wochentage festlegen.
Zugangsprotokolle
| Für KIWI-Türen werden keine Zugangsprotokolle erstellt. Zu keinem Zeitpunkt werden personenbezogene Daten gespeichert. Es ist auch nicht möglich, Zutrittsprotokolle für bestimmte Türen freizuschalten, da keine Protokollierung stattfindet. |
Zugangsprotokoll Safe
Die Zusatzfunktion „Zugangsprotokoll“ steht nur dem KIWI Safe zur Verfügung. Neben den Zutrittsberechtigungen ist auf der Detailseite des Safes eine zusätzliche Schaltfläche mit dem Zugangsprotokoll zu finden. Die Funktion muss für jeden Safe im Portal eingerichtet werden, wie im folgenden Bild dargestellt.
Zugangsprotokoll für den KIWI Safe aktivieren:
Die Zusatzfunktion für den KIWI Safe enthält eine detaillierte Liste mit allen Zugriffen auf das Produkt. Dabei werden Informationen wie Betätigungszeit und Informationen über den Nutzer gespeichert. Diese Informationen sind 90 Tage im Portal verfügbar.